Sparbanksstiftelsen Esbo-Grankulla har en styrelse och en delegation. Styrelsen bär det juridiska ansvaret för stiftelsens förvaltning och svarar för att stiftelsens verksamhet organiseras på ett ändamålsenligt sätt för att fullgöra stiftelsens ändamål. Styrelsen ska omsorgsfullt främja fullgörandet av stiftelsens ändamål samt tillvarata stiftelsens intressen.
Under 2023 ändrades stiftelsens stadgar så att stiftelsen i stället för ett förvaltningsråd har en delegation. Delegationen har i praktiken motsvarande uppgifter som förvaltningsrådet men saknar den lagstadgade övervakningsskyldigheten och det juridiska ansvaret enligt stiftelselagen.
Delegationens viktigaste uppgift är att välja styrelse. Delegationen kan också ge utlåtanden i vissa väsentliga ärenden som stadgeändringar eller beslut som påverkar stiftelsens framtid.
Stiftelsens löpande ärenden och beredning av ärenden sköts av en avlönad ombudsman. Ombudsmannen bereder styrelsemötena tillsammans med ordföranden, fungerar som sekreterare, handhar understödsprocessen samt all annan löpande förvaltning av stiftelsen. I dag fungerar juristen Mia Bengts som stiftelsens ombudsman genom redovisningsbyrån Navigator Partners. År 2021 tog hon över efter Patrik Lerche som då övergick till att jobba heltid med systerstiftelsen Tre Smeder. Under sina tolv år som Esbo-Grankullastiftelsens ombudsman moderniserade och professionaliserade Patrik Lerche förvaltningen i stiftelsen och skapade genom sitt kontaktnätverk goda samarbeten framför allt med de andra sparbanksstiftelserna i huvudstadsregionen.
Mia Bengts har med sin juridiska kunskap ytterligare utvecklat stiftelsens förvaltning genom att se över stiftelsens förvaltningsmodell, ta i bruk en elektronisk styrelseportal och uppdatera stiftelsens styrdokument. För stiftelsen är det en fördel att ha juridisk rådgivning nära till hands.
– Jag har försökt bidra med en större förståelse för det juridiska ansvaret som styrelsen har och jobbat mot en ändamålsenlig förvaltningsmodell för stiftelsen, säger Mia Bengts.
Hon påpekar att det pågår ett generationsskifte inom den finlandssvenska stiftelsevärlden.
Förvaltningen av stiftelser professionaliseras och nya generationer vill försäkra sig om att förvaltningen av stiftelsen sköts proffsigt och systematiskt innan de tackar ja till förtroendeuppdrag. Det är också Bengts första prioritet:
– Allt ska tåla dagsljus. Hållbarhet på alla nivåer är ett nyckelord. Det kommunicerar vi också till våra bidragsmottagare.
Förvaltningen i dag
Stiftelsens styrelse leds av Christina Gestrin. Till vardags jobbar hon som folktingssekreterare på Svenska Finlands folkting. De övriga styrelsemedlemmarna är Agneta Eriksson (vice ordförande), Fredrik Ekroos, Robin Harms, Ira Jeglinsky-Kankainen, Jessica Lerche och Michaela Ramm-Schmidt.
Stiftelsens styrelse beslutar om understöden och jobbar aktivt med strategiarbete. Styrelsemedlemmarna behöver ha olika slags kompetens för att styrelsen ska kunna arbeta effektivt.
I samband med att både bidragsutdelningen och förmögenheten ökat har också professionalismen i stiftelseförvaltningen tilltagit. I dag förutsätts att stiftelsens administration sköts professionellt och att styrelsen har en mångsidig kompetens. Utvecklingen har gått mot mer öppenhet och transparens i beslutsprocesserna. Om det uppstår kopplingar till styrelsemedlemmar anmäls jäv och den styrelsemedlem som anmält jäv deltar inte i beslutsfattandet i ifrågavarande ärende.
Numera använder stiftelsen en elektronisk styrelseportal där stiftelsens centrala dokument finns styrelsemedlemmarna till handa. I samma portal upprättas protokoll, administreras underteckning av protokoll samt arkivering.